论采购价格的内部审计
发布时间:2007-09-18 点击数:1241  正文:【 放大 】【 缩小
简介:简介: 在市场经济体制下,开展采购价格审计具有十分重要的意义,它可以促进企业改善管理,提高经济效益,从源头上遏制腐败。内部审计机构可以通过建章立制,加强采购全过程的审计监督,从而获得合理的采购价格。   一、采购价格审计的意义   采购价格审计是指企业的内部审计机 ...
简介: 在市场经济体制下,开展采购价格审计具有十分重要的意义,它可以促进企业改善管理,提高经济效益,从源头上遏制腐败。内部审计机构可以通过建章立制,加强采购全过程的审计监督,从而获得合理的采购价格。   一、采购价格审计的意义   采购价格审计是指企业的内部审计机构或内部审计人员以采购价格及其构成要素为对象,对内部有关职能部门(单位)使用企业资金获取货物、工程和服务的价格进行审核、监督、评价、确认采购价格的合理性、合法性、效益性,促进企业实现价值最大化的经济效益审计。   在计划经济体制下,我国的企业不可能也没有必要重视采购价格,因为当时的价格由国家统一制定的,企业只需按照国家规定的价格实施采购就是了,在寻求节约采购成本的途径时,只需考虑提高采购物资利用率的问题,而不必考虑采购的价格因素。在市场经济条件下,不重视采购价格的管理和控制,不致力于从采购价格上挖掘增收节支的潜力,就必然会造成企业效益从价格上挖掘增收节支取得应有的效益。在现实生活中,市场信息具有不对称性,即交易双方对交易品所拥有的信息数量不对等。俗话说“只有错买的,没有错卖的”,一般情况下,卖方比买方对采购标的的信息知道得更多,在这种情况下,如果缺乏有效的制约机制,有关人员很容易通过不合理的价格谋取私利,致使企业蒙受损失。实践证明,开展采购价格审计有着重大的现实意义。   1.可以促进企业改善管理。企业产品的成本源于生产要素的消耗,在保证产品质量的前提下,降低生产因素的进价和消耗,应意味着降低产品成本、增加盈利,采购价格审计正是抓住效益审计的敏感点,通过建立大件大宗物资采购制度、工程项目招议标制度、基建工程竣工决算审计制度等一系列规章制度,规范企业有关工作流程,减少人为因素的干扰,发现企业采购价格执行和管理中各种问题,促进企业增强市场意识和效益观念,改进和加强内部管理。   2.能够带来直接的经济效益。采购价格审计,程序简单,易于操作且效果明显,为不少单位节约了大量的经费,带来了显著的经济效益。如江苏省扬州大学在制定并执行了大件大宗物资采购制度后,通过询价、招标、议标、谈判等手段,每年为学校节省物资采购资金数百万元。工程造价审计虽有一定难度,但在配备了专业人员和制定了相关审计制度后,也能从施工单位那里“虎口夺食”,为学校节省了大量的建设经费。再如,潍坊亚星集团有限公司在工程建设中规定了“四个不准”:工程预算不经审计不准签订合同,不签合同不准预付工程款,工程项目无资金来源和开工前各项手续不经审计不准开工,工程预算不经审计不准结算。仅几年时间,共审计核减工程造价3180万元,创造了实实在在的效益。   3.具有显著的社会效益。随着市场经济的发展,国家对价格的控制逐渐放开,尤其在买方市场条件下,出现了名目繁多的促销手段,其中不乏非法交易,采购物资和工程建设过程中存在高买高卖、高估冒算、暗箱操作、收受回扣、变相回扣、变相折让、贪污受贿等不良现象。对采购价格进行审计可以净化经济环境,从源头上遏制腐败,产生良好的社会效益。   二、如何开展采购价格审计   要想在保证使用需要的基础上获得合理的价格,就必须制定完善的内控制度,认真进行市场调研,采取合适的采购方式,确定合适的供应商,签订规范的合同,严格规范验收手续。因此,采购价格审计不仅仅是对价格这个数据进行审计,而是要对获得价格的全过程进行审计, 包括对采购政策、采购计划、采购程序以及采购管理等各个方面进行审计。   1.建章立制,规范行为。   完善的制度是有效实施采购价格审计的基础,也是规范内审人员、各相关管理部门人员行为的准则和开展采购价格审计的依据。建章立制就是要紧密结合企业资金活动现状,建立和完善基建工程项目管理、物资采购、经济合同管理等方面的内控制度,明确采购组织、程序及采购、监督、财务等相关部门职责。并根据不同的采购金额和采购方式,规定相关的采购和监督程序。   2.对采购全过程进行审计监督。   (1)审“该不该买”,即对采购计划的审查。要审查采购计划是否进行可行性论证(特别是金额较大的采购项目),采购计划不合理,会影响企业的预期效益,甚至会造成资源浪费。另外还要审查采购计划是否履行了相关审批手续,资金是否落实,有没有对采购价格进行过市场调研等。对那些通过市场调研无法获得价格信息的,则应根据采购物的成本组成内容,采取一定的方法进行合理测算,作为确定采购价格的依据。   (2)审“何时买”,即对采购时间的审查。要充分发挥规模采购的优势,对有关部门提出的采购计划,进行合并、分类,能集中采购的绝不零星采购。扬州大学在采购计算机时,一年举行一次集中采购,采购单价比市场价格低18%,充分显现了规模采购效益。另外,如果采购时间选择不当,将会影响企业的生产经营或增加企业的仓储成本。   (3)审“怎么买”,即对采购方式的审查。采购方式可以采取公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等,每种方式各有特点,采取哪种方式要根据具体情况灵活掌握,以获得合理的采购价格。这就需要在审计时,较多地运用经验、知识来具体分析判断,避免在选择采购方式过程中受人情关系、私心杂念影响。采购方式选择得当,不但可以加快采购速度,而且还可以节约投资,减少不必要的人力和物力消耗。   (4)审“买谁的”,即对供应商和开标过程的审查。在对供应商进行考查了解的基础上,对供应商的选择要制定一个严格的标准,将那些信誉好、实力强的供应商招进来,将不符合我们要求的剔出去,以保证支付合理价格的同时,获得较好的质量,要特别注意不要让一些人情关系左右审查标准。对开标过程进行审查主要是为了禁止开标过程中的“暗箱”操作,以维护公开、公平、公正竞争原则。审计监督时,应特别注意对招标文件和评议标准的审查,看有无漏项问题,有无表达不清和不合理的问题,有无责任不清问题,有无与国家法规、政策不一致的问题,还应该注意有无招标者内定中标者或向投标者泄露标底,评标过程中有无不公平、不公正、不合理问题等违规行为。开标过程中存在的问题将会改变招标采购的意义,应予以高度重视。   (5)审“合同”,即在正式签订合同前,对采购合同草本的合法性、严密性进行审查,它是内部审计的重要的环节。合同是获得合理采购价格的法律保障,对其审查的主要内容有:审查采购合同标的物是否明确,内容是否合法,是否符合国家有关政策法规;审查采购合同的各种数量标准,控制采购合同供货数与期限,减少货物库存量和资金占用额,以加速资金周转;明确双方的违约责任,提高采购合同的约束力和严肃性,以保证及提高合同履约率;审查双方权利义务关系的对等性,如质量标准、技术条件、技术要求、验收方法、付款方式与期限、运输中的责任、售后服务及质保期限有关约定等都要明确具体;审查双方意见表达是否明确,有无意思理解上的偏差,合同中有无含糊不清、模棱两可的措辞。   (6)审“验收和结算”,即对采购标的的数量、质量是否符合采购合同的要求,与采购商的资金结算是否符合合同规定,该保留质量保证金的项目是否按规定保留了等等。这是一个不容忽视的环节,它也关系到采购活动的成败。即使以上环节,无懈可击,如果验收手续不严格,也有可能导致采购活动的失败,给企业带来损失。有的供应商,以合理的价格,取得供应权后,在供货时采用偷工减料,以次充好,降低软、硬件的配置水平,降低服务质量等手段,以牟取不正当的利益,从而损害企业利益。所以应严把验收关,对于重要的采购活动,审计人员应亲自参与;对于专业性很强的采购活动,还可以继续聘请参与采购工作的专家来验收,从而保证质价相符和采购活动的成功。   3.加强信息系统建设。用什么样的标准来衡量采购价格的合理性、有效性,并据此确定采购的取舍,是采购价格审计的核心。因此,建立一个容量大、反应灵敏的价格信息系统,对于实施采购价格审计至关重要。内审机构要改变目前审计手段落后,难以适应工作要求的状况,变被动为主动,充分利用互联网络等资源,加强市场价格调查,开辟信息源,增加信息量。可以通过内外两个渠道获得有关价格的信息。   三、实施采购价格审计时应注意的几个问题   1.将采购价格审计工作重点放到以防为主、防患于未然上来。审计监督的根本目的在于防止违法违纪问题的出现,影响采购价格的合理性、效益性和采购标的质量。因此,要加强事前监督,完善约束机制,对容易出现的问题提出防范性的意见,给领导当好参谋。   2.严格依法审计,做到“到位”不“越位”,处理好与有关部门的关系。也就是说,在审计工作中,应严格按照法定的程序和职责权限开展审计监督,对发现违法违纪的问题应依法严肃的处理,不得徇私舞弊,但也不得越权行事。在审计过程中必须处理好与其他监督部门和各管理部门的关系,在各行其政、各负其责的基础上,注意加强部门间的沟通和交流,增进理解和尊重,确立相互协作、密切配合的采购工作体系,发挥整体连动功能,共同为采购效益最大化努力工作。   3.提高审计人员的业务素质。为了适应采购价格审计的需要,必须学习和掌握相关的招标法规、合同法规、政府采购法规,学习和掌握招标采购全过程的各项业务知识。

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