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内部审计沟通方式及其有效性和及时性的研究
作者: 司春萍 编辑:admin 审计署 发布时间:2008-07-29 点击数:3995  正文:【 放大 】【 缩小
简介: 有效沟通是内部审计日常工作的重要组成部分,贯穿于审计的整个过程。笔者在与一些被审计单位接触过程中,经常有意、无意地听到一些人员“报怨”审计部门。如:“吹着沙土找裂缝、‘吹毛求疵’找茬、打破 ...
        有效沟通是内部审计日常工作的重要组成部分,贯穿于审计的整个过程。笔者在与一些被审计单位接触过程中,经常有意、无意地听到一些人员“报怨”审计部门。如:“吹着沙土找裂缝、‘吹毛求疵’找茬、打破沙锅问到底”等等。无论是玩笑话,还是真心话,都流露出对内部审计工作不了解、不接受及埋怨情绪,以至于出现了“怕审计、烦审计、躲审计”的情况。主要是因为:被审计人员害怕不利的审计发现导致受到批评;害怕因审计建议而改变日常的工作习惯;上级主管部门根据报告揭露的缺陷采取惩罚措施;过分吹毛求疵、只关注缺陷的审计报告;怀有敌意的审计风格,即过分关注无关紧要的错误,以检查官的口气提出问题,更注重于展示所发现的过失而不是提出能够改善现状的建设性意见。如何改变被审计人员的敌对情绪呢,除了内部审计部门本身宣传不够和人们主观意识判断错误外,主要原因还是内部审计人员缺乏与被审计单位必要的沟通交流。有效地沟通交流,可化解误会、消除矛盾和解决问题。反之,则影响审计工作开展。要提高审计项目质量,与被审计单位的沟通交流是关键。沟通既是内部审计工作者必备的素质要求,也是做好内部审计工作的一个重要方法。那么,笔者从沟通的方式、沟通的有效性、沟通的及时性与大家共同研究探讨。

  一、内部审计沟通的方式

  IIA的《内部审计实务标准》指出:“内部审计师应具有进行口头和书面交流的技能,以便能清楚地和有效地传达诸如审计目的、评价、结论和建议等事项。”根据实施的具体途径,这里把沟通方式划分为口头沟通和书面沟通。

  (一)口头沟通方式

  口头沟通,是以口头语言进行信息交流,内部审计人员利用口头语言进行信息交流的方式,包括询问、会谈、调查、讨论、会议、征求意见等。例如:通过询问被审计单位职能部门来了解组织的相关情况;与被审计单位负责人或高层管理者进行会谈,反映工作中发现的问题;对被审计单位人员进行调查取得口头证据,在出具审计报告前征求被审计单位负责人意见;善于处理对方提出的各种异议,迅速作出反应,给出令人信服的回答等等。这种沟通途径灵活方便,简便易行,容易达到沟通的目的。尤其是面对面的口头沟通,沟通双方可以很好的把握对方的立场和态度,有利于充分的协商,加快沟通过程中的各种信息传递和交流。但是这种方式使信息保留的时间较短,信息容易模糊失真,有时还无据可查。口头沟通时注意以下几个方面的沟通技巧,可能会获得事半功倍的效果。

  一是充分准备明确目的。沟通需要进行的准备工作不仅包括了解被审计单位组织机构、业务环境、运营状况,还包括了解沟通对象的性格特征和行为模式等方面。因此,内部审计人员首先明确沟通目的,第一次沟通主要目的在于与面谈对象建立关系,在今后的审计过程中通过沟通收集证据,从而较好的完成各项审计任务。

  二是获取面谈对象的信任。取得面谈对象的信任,使之愿意提供信息是面谈成功的关键。如果缺乏信任,沟通就会像挤牙膏,双方都会觉得痛苦。另外,内部审计人员如果缺乏耐心,急于得出结果,可能会让面谈对象感到不舒服,反而影响沟通效果。面谈结束后,总结所取得的信息对审计的开展是十分有利的。

  三是巧妙设计提问。内部审计人员就要提问什么主题进行充分准备,充分了解被审计单位的业务流程、控制环节等细节,需要准备一个提问提纲以便提高沟通的效能。提问时的措辞是很重要的,要避免指责性或领导性口吻;采用开放性的问题,引出面谈对象的谈话;探询性的提问使面谈对象明白我们作了准备并且乐于倾听;舞弊调查中提出的问题某些会使对方恼火,但有益于得出事实真相。

  四是善于倾听保持耐心。尽管内部审计人员并不需要被当作一个纯粹的倾听者,但倾听也是极其重要的。应该去多“听”,“说”有时并不是必要的。理想的情况下,谈话应该有80%的时间是对方在谈。突出倾听,可以创造相互信任的气氛,也可帮助确认了解到的信息。

  五是注意闲聊的适当性。闲聊可能是适当的,也可能是不适当的,这取决于沟通者的目的和面谈对象的性格。沟通开始时最好是非攻击性问题,或者采用尊重的态度,进行非正式的谈话,如昨晚的球赛或者天气。要尽量避免进行私人话题的讨论,特别是第一次与某个人进行沟通时,应紧扣即将涉及的业务事项。作为内部审计人员进行沟通时,必须避免与面谈对象建立某种个人关系,以免影响独立性。

  六是注意身体语言。研究表明,非语言行为传递的信息对沟通起到较大的作用。因此,不仅要注意一个人所说的话,还要注意他的语速、语调和身体语言。沟通者必须注意到自己的身体信号也在向外传递,尽量避免表现惊奇或任何形式的疑问。作为内部审计人员,重要的是通过身体语言表明真诚,表明要提供帮助而不是进行责备。如果能表达出诚实公正的态度,大多数人愿意合作。

  (二)书面沟通方式

  书面沟通,是利用书面文字来进行信息交流,内部审计人员利用书面语言进行信息交流的方式,包括审计通知书、问卷调查、审计工作底稿、审计报告和管理建议书等。例如:对被审计单位下达审计通知书;对被审计单位提出各种意见和建议书;向组织负责人和高层管理者提交审计报告和管理建议书;如有必要还可就审计中发现的重要事项向组织负责人、高层管理者和被审计单位提供中期报告,以便采取迅速而有效的行动纠正失误等等。书面沟通比较正式,可以长期保存,便于反复研究,更为慎重和准确。但是这种方式对客观情况变化的适应性较差,所沟通的信息内容对语言文字的依赖性很强。

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