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原始凭证电子化探析[3]
作者: 杜天宇 财会通讯 发布时间:2010-03-18 点击数:7538  正文:【 放大 】【 缩小
简介:  一、原始凭证与会计信息系统集成   信息技术的发展,使信息系统朝着“无纸化”、“自动化”、“智能化”的方向发展。而要达到相应目标,首先应以优化集成为切入点,解决信息孤立的问题。从这一意义分析,系统集成是实现会计信息化的基本策略,而会计信息系统与企业其他信息子 ...

  内部业务凭证,直接来源于生产经营活动,对应某项业务的内部原始凭证,如材料入库单等。该类凭证往往一式多份,多系统应用。属于“同源数据”.因而该类凭证由企业按电子化标准数据交换格式统一采集后分发给各系统,将提高企业信息系统的整体效率。外部业务凭证是来自企业外部对应具体业务的原始凭证。这类原始凭证从企业信息化的角度出发。结合“图书、情报、档案一体化”发展思路,具有“同源数据”特征。而从信息化发展的未来着眼,企业与外部的信息交换无纸化将成为趋势,但“异构系统”问题仍然不可避免,企业信息平台一个“数据接口”面对外界各个“异构系统”统一对外交流信息,将优于企业内各专业子系统分别对外交流的状况。因此,该类凭证由企业按标准化数据交换格式统一采集后分发给各系统,符合信息化内在要求。

  (三)原始凭证电子化企业级方案的相关问题原始凭证电子化企业级方案,是以网络为代表信息技术在企业内应用的具体形式;而其实施过程涉及企业组织机构、业务流程以及内部控制制度等多方面的转变。为确保其顺利实施。应确保以下几点:首先,关于企业级平台“采集分发”和业务数据“统一采集”的实施,具体体现为企业所有原始凭证数据通过统一平台录入,经信息中心统一验证无误后,才正式进入或分发给企业信息各专业子系统。这表明,企业平台的“采集分发”模块,有两大子模块组成,即“原始凭证预处理”和“原始凭证验证分发”.前者实现原始凭证录入及相关责任人签字等环节功能处理,这一预处理虽然通过企业级平台实现,但具体业务处理仍分散于各职能部门;而原始凭证验证分发则集中于信息中心职能部门。其次,原始凭证是记录经济业务、明确经济责任,具有法律效率的证明文件,即原始凭证也是企业内部控制制度关键环节。原始凭证电子化涉及企业内部控制制度变革,具体包括两个方面:其一,原始凭证相关责任人签字控制。鉴于目前电子签名技术应用的局限性,原始凭证相关责任人的签名控制,只能通过软件使用的密码控制技术解决。其二,纸质原始凭证下,一式多份的情况具有相互稽核、强化控制的作用。一旦电子化后,原始凭证仅有一份,相对削弱了内部控制的作用,因而需要在“相关责任人签字”和“原始凭证验证分发”等环节加强管理。最后,与原始凭证相关的还有企业档案管理。企业档案当前的分类包括:经营管理、产品、设备仪器、基本建设、科技研究、会计(财务管理)、实物等。当原始凭证电子化以后,由于消除了与此相关档案的一式多份现象。从而引发了相关档案分类管理机制调整的必要,因而需要进行相应的企业档案管理变革。

  原始凭证电子化的企业级方案,以现有社会的信息化水平为基础,适合于有条件的企业应用。该方案虽然对企业内部信息系统进行了优化集成,但没有从根本上解决会计与电子商务集成、企业与外部环境相应物流、资金流的集成。从这一意义上分析,该方案并非终极方案,终极方案应是社会级方案或社会范围的原始凭证电子化。社会范围的原始凭证电子化是指所有原始凭证生成、传输、存储以至相应档案管理的整个过程完全实现无纸化。其明显特征表现为:会计充分与电子商务集成,与企业经营外部环境集成,具体而言,即企业外来原始凭证电子化。企业外来原始凭证电子化中,电子发票是核心环节,而电子发票的实现需要一个社会平台。该平台不仅需要信息技术支撑,更需要国家法规和管理体制作为保障。目前,电子发票技术尚没有达到普及应用水准,虽然我国已有了电子签名的法规,并示有电子发票规范,但缺少相应的法规和管理机制。因此构筑社会级平台,在社会范围实现原始凭证电子化,还需要深入解决相关的问题。

  参考文献:

  [1]张莉莉:《诊断信息孤岛顽疾--实现信息系统集成化是企业信息化建设的关键》,《信息系统工程》2004-年第8期。

  [2]徐雁、陈新度、陈新、赵翼翔:《PDM与ERP系统集成的关键技术与应用》,《中国机械工程》2007年第2期。

  [3]李扬、陆南燕:《图情档一体化系统与现代企业信息管理系统集成构建高新企业知识管理系统》,《现代情报》2006年第9期。

  [4]陈新跃、向阳、王茜:《跨平台下的会计信息系统集成模式研究》,《山东科技大学学报》(自然科学版)2003年第3期。

  [5]黄伯殷毛伯林、郭徐成:《基础会计学》,西南财经大学出版社1987年版。

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