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行政单位后勤内部审计发现的问题及改进方法
发布时间:2011-02-11 点击数:6040  正文:【 放大 】【 缩小
简介: 后勤服务部门掌控着行政单位的资金支出、固定资产及办公设施的购置及管理、公务接待、公车使用等,是一个风险相对集中的部门,有较强的内部控制要求,加强对后勤服务部门的内部审计是规范资金和财产管理、有效控制风险的重要手段。 一、后勤审计应把握的 ...

          后勤服务部门掌控着行政单位的资金支出、固定资产及办公设施的购置及管理、公务接待、公车使用等,是一个风险相对集中的部门,有较强的内部控制要求,加强对后勤服务部门的内部审计是规范资金和财产管理、有效控制风险的重要手段。

          一、后勤审计应把握的环节
  
  后勤工作内容多、涉及面广、审计难度大,要达到预期的审计效果必须抓住四个重要环节。一是把握重点关注事项。在开展后勤审计前必须进行摸底调查,摸清审计工作量,合理调配审计人员,明确审计组应重点关注的事项;二是制定操作性强的方案。根据审计要达到的目标及单位行政后勤工作管理模式、服务内容,制订切实可行的审计实施方案;三是掌握依据的法规制度。组织审计人员认真学习审计方案、审计依据、相关的法规制度,并按固定资产、低值易耗品、公务接待和临时用工管理等业务类别,对审计依据进行分类梳理;四是分类确定审计面。根据审前摸底调查情况,以及房屋、车辆、临时用工、电子设备、低值易耗品、公务接待管理的不同特点确定审计面,采用质询、现场盘查、对工作底稿实施三级复核等方式加强现场审计质量管理,控制审计风险。
  
  二、后勤审计应涵盖的内容
  
  (一)内控制度建设审计。对后勤服务部门而言,完善的内控制度应包涵财务管理、办公楼管理、车辆管理、办公用品管理、公务接待管理、临时用工管理等诸多方面,包括管理办法、岗位职责、操作程序、应急预案等。对内控制度的审计不能仅仅局限于制度种类的齐全,而应重点关注每项制度内容的科学性、完整性和可操作性,避免制度制定和制度执行的分离。
  (二)财务费用审计。对一定时期的现金、银行存款、费用账、表、凭证等相关资料进行核实、调查、计算、对比、分析,重点审核会计凭证的真实性、合规性,会计账簿核算的准确性,费用列支的合理性,每笔费用的列支是否符合会计制度和政策法规,每类费用是否存在超预算列支现象。
  (三)固定资产及低值易耗品管理审计。对房屋、设备等固定资产实物管理应审计其是否由专人负责日常管理;固定资产购置时,能否履行规定的审批程序,购货合同、发票、相关的技术资料和清单是否齐全,能否按规定办理固定资产入库手续。对于固定资产报废、毁损等,能否按规定的审批程序进行处置。办公楼的装修改造能否按规定进行招投标。对车辆管理的审计应包括固定资产账实、车辆使用、车辆维修和油料管理等方面。对低值易耗品管理的审计应检查低值易耗品入库和出库登记情况、出入库手续是否齐全规范、账实是否一致等。
  (四)公务接待与招待所管理审计。公务接待重点审计公务用餐与住宿能否遵循一定的程序和标准,相关费用报销的原始单据是否真实,开支范围及开支标准是否符合财政部门关于差旅费、会议费列支的有关规定。招待所管理重点审计会计核算情况,是否按规定建立了有关会计科目和会计账簿,物资采购的原始单据内容和签章是否完整,财务报账是否履行必要的审批手续;物品采购管理是否严格规范、库存物品是否定期盘点等。
  (五)临时用工管理审计。重点审计临时性用工人员的招聘形式、环节是否合规,是否对其进行岗前教育和业务培训、明确劳动纪律和工作内容,对临时性用工人员的日常管理职责是否明确,在工资待遇上是否符合相关部门管理规定。
  
  三、后勤审计中易发现的问题
  
  (一)内控制度不建全。未按规定制定有关内控制度。在资产方面缺少《固定资产使用、保管和财产领用登记制度》、《房屋、车辆和低值易耗品管理操作流程》、《车辆发生严重故障或事故应急预案》等;在资金方面缺少《公务接待管理实施细则》、《招待所财务管理办法》等。制度的缺失不利于风险防范和管理,易造成监管的真空和财产、资金的损失。
  (二)固定资产及低值易耗品管理不规范。一是部分电子设备类固定资产未落实管理责任人;二是少数固定资产管理员变动不按规定办理相关手续。固定资产管理员发生变动时不向财产管理部门报备,且不办理交接手续;三是不及时更新固定资产管理系统信息。人员调动时,系统中固定资产卡片、分类登记簿上使用责任人仍为原责任人;四是个别电子设备类固定资产不能及时入账,特别是接受捐赠的设备;五是不能做到定期清查固定资产并出具书面报告;六是一些采购项目存在先采购后审批现象,或合同签订程序不规范;七是低值易耗品领用手续不够齐全,盘查工作不够规范。
  (三)公务接待与食堂管理不严密。一是部分招待用餐安排无后勤服务部门开出的“接待通知单”;二是有些部门接待用餐不经单位分管领导审批;三是部分餐费结账超过核定标准;四是个别在外招待用餐无原始签单凭据;四是招待所出纳会计无会计人员从业资格证书;五是部分大额的物品采购手续不够规范;六是少数物品验收入库手续不够齐全,所附物品验收入库单无验收人签章;七是个别报销发票不规范。发票上单位印章模糊,无法辨认,有些收款收据上无单位名章也无填制人员名章;八是会计报表签章不齐全;九是少数记账凭证填写不够规范。有些记账凭证摘要栏不填写事由,制作日期与所附原始凭证日期相矛盾,有些记账凭证科目填写不规范;十是重要空白凭证管理不够规范。
  (四)临时用工管理方面有欠缺。一是合同制用工部门对续聘人员的申请签报资料不全;二是对合同制用工人员的年度考核流于形式,缺少完整的资料;三是签定的《劳务派遣协议书》中委托代理人授权不规范。

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